Ada satu hal yang mungkin agak mengganggu ketika dalam sebuah urusan bisnis saya menerima kiriman email attachment dari seorang outsourcer yang mengerjakan salah satu bagian dari proyek yang saat itu sedang kami kerjakan di Mopedo Indonesia.

Jadi ceritanya, saya menerima sebuah email dengan attachment dari si outsourcer yang tidak berisi satu katapun di dalam body emailnya. Attachment tersebut berisi invoice yang ditujukan kepada kami atas pekerjaan yang telah mereka kerjakan. Entah kenapa, saat itu saya merasa seperti tiba-tiba ditempelkan kertas berisi invoice langsung di depan mata oleh si pengirim pada saat saya sedang duduk di depan laptop. Tanpa ketok pintu untuk masuk ke ruangan saya, tanpa permisi atau mengucapkan kata pembuka apapun, langsung nongol & menempelkan invoice di depan muka saya. Mungkin terdengar agak hiperbolis, tetapi seperti itulah perasaan yang saya alami saat itu.

Saya bukanlah orang yang ingin dihormati atau menuntut orang lain berlaku seperti lulusan sekolah kepribadian pada saat berhadapan dengan saya, capek banget kalo kaya begitu mah . Tetapi mungkin perlu diingat, impresi serta bagaimana perilaku saat kita berhadapan dengan klien adalah salah satu unsur utama bagi tumbuhnya kepercayaan sang klien kepada kita dan juga semahal apa kita akan dibayar olehnya. Kalau kita santun, tampil rapih, menjaga perkataan dan tidak dibuat-buat lho ya, apa adanya aja… saya yakin sang klien akan bulat memilih kita untuk mengerjakan proyeknya walau kita menawarkan harga yang mungkin lebih mahal dari kompetitor sekalipun. Ini sudah sering saya buktikan koq…

Kembali ke soal email tadi, mungkin akan lebih baik bila kita akan mengirimkan sebuah attachment, kita isi dulu body email dengan semacam “salam mlekum” dan juga sedikit penjelasan dari attachment yang kita kirim. Itu aja gak usah panjang2 juga udah cukup koq. Misalnya seperti begini:

Dear Bapak/Ibu X,
Bersama ini saya kirimkan invoice atas pekerjaan yang telah kami lakukan. Mohon untuk dilihat attachment yang ada.
Terima kasih.

Terus terang, saya sudah ogah memakai jasa si outsourcer itu kembali, salah satunya karena hal yang dia lakukan itu. Masih banyak outsourcer lain yang kepingin dikasih proyek koq… he he he.

Oh iya, hal seperti yang saya ceritakan di atas juga sering saya alami ketika membuka lowongan pekerjaan untuk kantor. Ada beberapa pelamar yang hanya mengirim attachment tanpa “ba-bi-bu” dulu. Biar sehebat apapun dia, oleh saya lamarannya langsung “masuk kotak”. Gimana orang mau tertarik menggaji kita kalo seperti itu cara kita melamar pekerjaan. Kejam memang, tapi mungkin begitulah dunia ini…